Sie haben HubSpot gekauft, die Lizenzen sind bezahlt, und ein paar Monate später führt Ihr Team trotzdem eigene Listen in Excel. Die Reports gibt es, aber niemand öffnet sie, weil niemand den Zahlen traut. Das ist die häufigste Lage, in der Unternehmen zu uns kommen, und mit der Software hat sie selten zu tun.
Eine HubSpot Implementierung richtet HubSpot so ein, dass es zeigt, wie genau dieses Unternehmen verkauft und seine Kunden betreut, und dass das Team jeden Tag darin arbeitet. Sie gelingt, wenn der echte Prozess verstanden ist, bevor etwas gebaut wird, und wenn das Team jeden Teil nutzt, sobald er live ist. Dieser Leitfaden geht jeden Schritt durch, mit Beispielen aus unseren eigenen Kundenprojekten. Kundennamen lassen wir weg.
Die Kurzfassung
- Finden Sie den echten Engpass, bevor Sie die Liste der Symptome abarbeiten.
- Schreiben Sie den Prozess auf und stimmen Sie ihn ab, bevor etwas gebaut wird.
- Entscheiden Sie Feld für Feld, was mit Ihren bestehenden Daten passiert, bevor Sie migrieren oder synchronisieren.
- Lassen Sie das Team früh im Bau durch einen funktionierenden Prototyp klicken.
- Testen Sie den ganzen Prozess mit einem Testkunden, in kurzen Schleifen.
- Schulen Sie einen Prozess nach dem anderen, direkt nachdem er gebaut ist.
- Prüfen Sie nach dem Go-Live, ob jeder Teil wirklich genutzt wird.
Warum scheitern HubSpot Implementierungen?
Die meisten scheitern, weil HubSpot im Standard eingerichtet und nie an das Geschäft angepasst wurde. Die Software funktioniert. Sie zeigt nur nicht, was genau dieses Team sehen muss.
Das sehen wir in ganz unterschiedlichen Branchen. Jeder führt seine eigene Liste neben dem CRM, und die Zahlen, auf die es ankommt, stehen in diesen Listen. Die Listen werden von Hand gepflegt und laufen auseinander. Die HubSpot Reports können diese Daten nicht zeigen, also öffnet sie niemand.
Die Listenansichten und die Datensätze sehen noch so aus wie am ersten Tag. Eine Hausverwaltung will Liegenschaften und Mieter sehen, mit Kontakten und Deals allein kommt sie nicht weit. Ein Hersteller führt seine Aufträge im ERP, und wenn ein Händler anruft, muss der Vertrieb zwischen zwei Systemen springen, um eine einfache Frage zu beantworten. Was das Team vor dem nächsten Gespräch braucht, steht nicht auf dem Bildschirm, also landet es in einer Tabelle.
Die Lösung beginnt beim Prozess, nicht bei den Einstellungen. Gehen Sie ihn vom ersten Kontakt bis zur Rechnung durch und fragen Sie bei jedem Schritt, was als Nächstes passiert und was die verantwortliche Person sehen muss. Daraus ergibt sich, welche Daten in HubSpot gehören und was Ansichten und Datensätze zeigen.
Wenn Ihr Team eigene Listen neben HubSpot führt, buchen Sie ein Erstgespräch, und wir schauen gemeinsam, wo Prozess und System auseinanderlaufen. Die Einstellungen, die das am häufigsten verursachen, haben wir in 10 Fehler, die HubSpot Einsteiger machen gesammelt.
Ist das Problem auf Ihrer Liste das echte?
Meistens nicht. Die Liste der Probleme stimmt oft, aber wer sie auf dem falschen Fundament abarbeitet, lässt HubSpot ungenutzt und das Team in seinen Tabellen.
Die meisten Unternehmen kommen mit einer Liste zu uns. Das Tracking aus Google funktioniert nicht, ein paar Automationen schlagen fehl oder erzeugen Fehler. Das eigentliche Problem zeigt sich meist erst, wenn man durchgeht, wie das Unternehmen wirklich verkauft.
In einem Projekt hatte das Unternehmen zusätzliche Vertriebler eingestellt, die die Leads übernehmen sollten, für die die zwei erfahrensten Verkäufer keine Zeit mehr hatten. Die beiden hatten alles im Kopf, und als das nicht mehr reichte, bauten sie sich eigene Excel Listen. Die neuen Vertriebler hatten nichts Vergleichbares. Über ein Jahr lang schlossen sie keinen einzigen Deal ab, das Unternehmen zahlte also Gehälter ohne Umsatz. Das CRM war nie so eingerichtet worden, dass es zeigt, worauf es in diesem Geschäft ankommt.
In einem anderen Projekt stand ein Startup Gründer kurz davor, Marketing Hub Professional zu kaufen. Marketing hatte für ihn Priorität eins, aber es gab noch keine Kampagnen und keine Marketing Inhalte, und keinen Plan, wer sie bauen sollte. Gleichzeitig sollten über hundert neue Kontakte hereinkommen, alles in Notizen und Excel Listen. Der echte Engpass war, dass niemand einen klaren Weg hatte, diese Kontakte abzuarbeiten, bis daraus Deals wurden. Marketing Automation hätte die Leads zu diesem Zeitpunkt nur warten lassen.
| Was der Kunde wollte | Was der echte Engpass war | Was zuerst kam |
|---|---|---|
| Google Tracking und fehlerhafte Automationen reparieren | Die neuen Vertriebler hatten nichts in der Hand, das Wissen steckte in zwei Köpfen und Excel Listen | Den Funnel neu aufsetzen, entlang dessen, wie das Unternehmen wirklich verkauft |
| Marketing Hub Professional kaufen | Über hundert neue Kontakte ohne klaren Weg zum Deal | Das Team in HubSpot bringen, Nachfass Mails als Sequenzen in Sales Hub Professional |
Bevor Sie also weitere Hubs kaufen oder die nächste Automation reparieren, gehen Sie den Prozess mit den Menschen durch, die die Arbeit machen, und suchen Sie den einen Schritt, an dem es wirklich hängt.
Was muss vor dem Bau abgestimmt sein?
Wie jeder Schritt des Prozesses funktioniert und was mit Ihren bestehenden Daten passiert. Beides ist auf Papier günstig zu korrigieren und nach dem Go-Live teuer.
Der schlimmste Fall in einem CRM Projekt ist, dass alles steht und der Kunde erst dann merkt, dass er es sich anders vorgestellt hat. In einem unserer Projekte wollte der Geschäftsführer, dass die Nachfass Mails weiterlaufen. Sein Geschäftspartner schrieb: abstellen. Beide hatten dieselbe Frage in unserem Workbook beantwortet, bevor ein einziger Workflow gebaut war. Ohne diesen Schritt wäre der Widerspruch vielleicht erst nach dem Go-Live aufgefallen.
Ein aufgeschriebener Prozess mit offenen Fragen hält das Projekt außerdem in Bewegung. Sonst kann eine einzige unbeantwortete Frage ein Projekt zwei Wochen aufhalten, während Termine angesetzt werden, um Teile freizugeben oder nach einem Feld zu fragen, das eine Automation braucht.
Für Ihre Daten gilt dieselbe Entscheidung, bevor sie umziehen. In einem Projekt kam der Kunde von Creatio. Bevor etwas umgezogen ist, haben wir die alten Daten gemeinsam aufgeräumt und entschieden, welche Daten es wert sind, übernommen zu werden, und nur diese kamen nach HubSpot. Der Umstieg lief sauber. Heute beginnt jede Migration und jede Synchronisation mit einem Mapping Sheet: Für jedes Feld entscheidet der Kunde mit uns, ob es bleibt, umgebaut wird oder wegfällt, und gibt das frei, bevor etwas gebaut wird.
Integrationen brauchen dieselbe Entscheidung für jedes Feld, das zwischen den Systemen wandert. Zwei konkrete Beispiele sind unsere Artikel zu HubSpot und QuickBooks und Cin7 und HubSpot.
Wann sollte das Team sein neues CRM zum ersten Mal sehen?
Früh im Bau, als funktionierenden Prototyp des eigenen Prozesses. Ihr Team sollte sich sein neues CRM nicht wochenlang vorstellen müssen.
In vielen Projekten existiert das System bis kurz vor dem Go-Live nur auf Papier. Felder und Phasen werden in der Theorie besprochen, und das Team sieht das Ergebnis erst am Ende. Dann fällt auf, was nicht passt. Früher haben wir auch so gearbeitet. Bei größeren Projekten hat allein das Anlegen der Felder Tage gedauert, also haben Kunden ihr System spät gesehen.
Heute steht ein funktionierender Prototyp in Minuten, sobald der Prozess abgestimmt ist. Das ist ein Testaufbau in Ihrem eigenen Portal oder in einer Sandbox, mit realistischen Daten, durch den das Team klicken kann. Das Team eines Kunden muss Kundenverträge verlängern, bevor sie auslaufen. Früh im Bau hat es einen Prototyp mit den ersten Ansichten und Testdatensätzen gesehen und konnte zum ersten Mal erkennen, dass das Projekt in die richtige Richtung läuft.
Ein einfacher Test für jedes CRM Projekt: Kann Ihr Team früh im Bau schon durch einen Prototyp des eigenen Prozesses in HubSpot klicken?
Wie testet man eine HubSpot Implementierung?
Führen Sie einen Testkunden durch den ganzen Prozess, während er gebaut wird, und lassen Sie das Team jeden Prozess durchklicken, bevor er als fertig gilt. Der schlechteste Zeitpunkt, einen Sonderfall im CRM zu finden, ist nach dem Bau.
Wird erst das ganze System gebaut und am Ende getestet, tauchen auch die Sonderfälle erst am Ende auf. Sie dann zu beheben bedeutet lange Änderungsrunden, manchmal sogar im Datenmodell.
Besser ist ein Prototyp des ganzen Prozesses mit einem Testkunden, vom ersten Deal bis zur Verlängerung und bis zu dem Fall, in dem er nicht verlängert. Bei einem unserer Kunden sind in dieser Demo zwei Sonderfälle aufgefallen. Der eine war ein Unternehmen mit mehreren getrennten Verträgen, die das Team trotzdem an einer Stelle sehen will. Der andere war ein Kunde mit einem Jahr Pause zwischen zwei Verträgen. Beides ließ sich lösen, bevor Daten importiert waren.
Danach bekommt jeder Prozess ein kurzes Video, das die Schritte zeigt, und eine Testcheckliste. Jeder im Team klickt den Prozess einmal durch und notiert, was passiert ist. So testen Sie in kurzen Schleifen, und es gibt am Ende keinen großen Knall, bei dem nichts funktioniert.
Wie sollte das Team auf HubSpot geschult werden?
Einen Prozess nach dem anderen, direkt nachdem er gebaut ist. Ein großes Training am Ende heißt, dass die Hälfte vergessen ist, wenn man sie braucht.
Wo ein Training beginnt, hängt davon ab, wie gut das Team HubSpot schon kennt. Hat es noch nie damit gearbeitet, fangen wir mit den Grundlagen an: wie man navigiert, was Objekte sind, warum es Kontakte, Unternehmen und Deals gibt und was es bedeutet, wenn Datensätze miteinander verknüpft sind. Danach kommen Tabellen und Board Ansichten, Filter und Suche, damit man die richtigen Datensätze findet, und die Detailseite selbst.
Sitzen die Grundlagen, gehen wir den Prozess gemeinsam durch und führen einen Beispielkunden durch die komplette Pipeline. Ein oder zwei Sessions reichen dafür meistens. Wir klicken dabei selbst durch und das Team schaut zu, denn wenn jemand anderes die Maus übernimmt und hängen bleibt, wird es für alle Zuschauenden unklar.
Danach braucht das Team konkrete Aufgaben zum Üben, zum Beispiel die aktiven Deals von Hand einzupflegen und den Status aktuell zu halten. So spielen alle mit echten Daten und deutlich häufiger durch, was wir in der Session simuliert haben. Genau dabei entstehen meist die richtigen und konkreten Fragen, die wir in einem Folgetermin oder zwischen den Sessions per Mail klären.
In einem Projekt haben die zwei erfahrenen Verkäufer nach dem ersten Training ihre 46 Deals an einem Wochenende selbst nach HubSpot übertragen und arbeiten seitdem täglich darin.
Was passiert nach dem Go-Live?
Das System ist live, und im Alltag passt eine Ansicht oder ein Schritt doch nicht. Ein Projekt ist erst fertig, wenn das Team auch nutzt, was gebaut wurde.
Die Hypercare beginnt, sobald das System live ist und das Team die Grundlagen und seine Prozesse kennt. Im echten Betrieb tauschen wir uns regelmäßig mit dem Team aus, passen die Prozesse in HubSpot an und beheben Fehler oder fehlende Schritte, die in den Workshops in der Theorie noch nicht aufgefallen sind. Wichtig ist, dass das Team in dieser Phase nicht allein gelassen wird: Es hat einen direkten Draht zu uns und regelmäßige Sessions, um offene Fragen zu klären und das System zu verbessern.
In einem unserer Projekte wurde der vordere Teil des Prozesses vom ersten Tag an genutzt: Neue Leads kamen herein, und das Team hat sie in HubSpot bearbeitet. Der hintere Teil nicht. Gewonnene Jahresverträge standen im System, aber niemand hatte sie mit der Verlängerungsübersicht verknüpft, weil das ein manueller Schritt war, der nie Teil der Routine wurde. Auf dem Papier war die Funktion geliefert. In der Praxis konnte niemand sehen, wann diese Verträge auslaufen.
Deshalb brauchen die Wochen nach dem Go-Live eine Nutzungsprüfung: drei oder vier Zahlen pro Prozess, die zeigen, ob er genutzt wird, und ein kurzes Training oder eine kleine Korrektur überall dort, wo nicht.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine HubSpot Implementierung?
Im Schnitt vier bis sechs Wochen vom Blueprint Workshop bis zum Go-Live, solange es auf Kundenseite keine Verzögerungen gibt. Den größten Einfluss hat, wie schnell offene Fragen beantwortet und Daten geliefert werden. Deshalb stimmen wir Prozess und Daten vor dem Bau ab.
Wer muss dabei sein?
Die Person, die entscheidet, und zwar ab dem Kickoff, dazu die Menschen, die jeden Tag im System arbeiten werden. Sieht der Entscheider das System erst im letzten Training, kommt das erste echte Feedback nach dem Go-Live.
Was kostet eine HubSpot Implementierung?
Das hängt vom Prozess, von den Daten und den Integrationen ab. Deshalb stehen Umfang und Festpreis nach dem Blueprint Workshop fest, und alles, was im Angebot aufgeführt ist, ist in diesem Preis enthalten. Als Orientierung aus unseren Projekten:
| Umfang | Typischer Inhalt | Spanne (netto) |
|---|---|---|
| Einfaches Setup | Eine Pipeline, Standardobjekte, Import per CSV, ein Training | ab 6.000 € |
| Die meisten Projekte | Mehrere Prozesse, Migration oder eine Integration, Trainings je Prozess | 10.000 bis 18.000 € |
| Komplexe Projekte | Mehrere Integrationen, ERP Anbindung, Custom Objects | ab 18.000 € |
Der Blueprint Workshop wird voll auf die Umsetzung angerechnet. Die HubSpot Lizenzen kommen separat dazu. Was die Kosten treibt und was nach dem Go-Live dazukommt, steht in Was kostet eine HubSpot Implementierung?
Können Sie Daten aus einem anderen CRM übernehmen?
Ja. Jede Migration beginnt mit einem Mapping Sheet, das Feld für Feld abgestimmt wird, bevor etwas umzieht.
Wie wir HubSpot Implementierungen umsetzen
Wir sind Gunt Consulting, HubSpot Platinum Solutions Partner. Unternehmen holen uns, wenn der HubSpot Standard nicht mehr reicht: wenn externe Systeme angebunden werden müssen, für die es keine Standardintegration gibt, oder wenn noch nicht klar ist, wo der eigentliche Engpass liegt und wie HubSpot ihn lösen kann. Jedes Projekt beginnt mit einem bezahlten Blueprint Workshop, in dem wir Ihren Prozess mit Ihrem Team aufnehmen und den echten Engpass finden. Danach stimmen wir Prozess und Daten in einem Workbook ab, bauen am Stück und schulen Ihr Team einen Prozess nach dem anderen.