Sie wollen HubSpot einführen oder endlich richtig nutzen und brauchen dafür ein Budget, das Sie intern begründen können. Die Angebote, die Sie bisher gesehen haben, liegen zwischen ein paar tausend und mehreren zehntausend Euro, und es ist schwer zu sagen, warum.
Bei uns beginnt eine HubSpot Implementierung bei 6.000 €. Die meisten Projekte liegen zwischen 10.000 und 18.000 €, komplexe Projekte mit mehreren Integrationen beginnen bei 18.000 €, jeweils netto und ohne HubSpot Lizenzen. Wo Ihr Projekt landet, hängt davon ab, wo das echte Problem liegt und was nötig ist, um es zu lösen. Die Zahl der Hubs entscheidet darüber deutlich weniger.
Die Kurzfassung
- Einfache Setups beginnen bei 6.000 €, die meisten Projekte kosten 10.000 bis 18.000 €, komplexe Projekte beginnen bei 18.000 € (netto).
- Der Preis hängt am Prozess, an den Daten und an den Integrationen, weniger an der Zahl der Hubs.
- Integrationen ohne Standardlösung und Altdaten in schlechtem Zustand treiben die Kosten am stärksten.
- Nach dem Blueprint Workshop nennen wir einen Festpreis. Was im Angebot steht, ist darin enthalten.
- HubSpot Lizenzen und die Betreuung nach dem Go-Live kommen dazu. Betreuung beginnt bei 500 € im Monat.
- Am meisten sparen Sie, wenn das echte Problem gelöst wird, bevor gebaut wird.
Warum liegen Angebote für eine HubSpot Implementierung so weit auseinander?
Weil eine HubSpot Implementierung kein Produkt aus dem Regal ist. Ein Angebot kann eine schönere Excel Liste in HubSpot meinen oder einen vollautomatisierten Vertriebsprozess mit KI und ERP Anbindung, und beides heißt Implementierung.
Die Spanne zwischen diesen beiden Enden lässt sich erst im Erstgespräch eingrenzen und im Blueprint Workshop genau bestimmen. Ein Angebot, das ohne diesen Schritt kommt, bepreist meistens das, was auf Ihrer Liste steht. Das muss nicht das sein, was Ihr Geschäft bremst.
Ein Beispiel aus unseren Projekten: Ein Unternehmen kam mit einem klaren Auftrag zu uns, das Google Ads Tracking funktionierte nicht. Im Erstgespräch zeigte sich ein viel größeres Problem. Der Vertrieb hatte keine einheitlichen Prozesse, viele Informationen standen in eigenen Excel Listen neben HubSpot, und neu eingestellte Vertriebler ohne das jahrelange Wissen der erfahrenen Kollegen kamen nicht zu Abschlüssen. Das Unternehmen zahlte Gehälter, die keinen Umsatz brachten. Ein Angebot nur für das Tracking wäre günstig gewesen und hätte daran nichts geändert.
Vergleichen Sie Angebote deshalb danach, welches Problem sie lösen. Der Preis allein sagt darüber wenig. Wenn Sie gerade mehrere Angebote nebeneinander liegen haben, buchen Sie ein Erstgespräch und wir gehen gemeinsam durch, was davon Ihr eigentliches Problem trifft.
Was treibt die Kosten einer HubSpot Implementierung?
Am stärksten Integrationen ohne Standardlösung und der Zustand Ihrer Altdaten. Danach kommen das Datenmodell, die Zahl der Prozesse und die Frage, wie viel Ihr Team über HubSpot schon weiß.
Integrationen ohne Standardlösung
Für viele Systeme gibt es eine fertige Integration im HubSpot Marketplace. Sie kostet wenig Einrichtung, deckt aber oft nur einen Teil dessen ab, was Ihr Team im Alltag braucht. Sobald Daten in beide Richtungen laufen, ist für jedes Feld zu klären, welches System führt, wann synchronisiert wird und was bei einem Fehler passiert.
Bei einem unserer Projekte war es ein Sync mit einem branchenspezifischen CRM eines US Finanzberaters. Der Aufwand lag am Ende deutlich über dem, was wir zu Beginn angesetzt hatten, weil jeder Sonderfall im Datenfluss eine eigene Entscheidung brauchte. Seitdem planen wir solche Integrationen Feld für Feld, bevor wir einen Preis nennen. Wie das im Detail aussieht, zeigen unsere Artikel zu HubSpot und QuickBooks und zu Cin7 und HubSpot im Großhandel.
Altdaten und Migration
Eine Migration kostet nicht nach der Zahl der Datensätze, sondern nach der Zahl der Entscheidungen. Jedes Feld im alten System muss einen Platz in HubSpot bekommen oder bewusst wegfallen, und doppelte oder unvollständige Datensätze müssen vorher bereinigt werden.
Ein Kunde kam von Creatio zu HubSpot. Bevor etwas umzog, haben wir die alten Daten gemeinsam aufgeräumt und entschieden, welche Daten sich lohnen, und nur diese wurden übernommen. Der Umzug lief glatt, weil die Arbeit vorher passiert war.
Datenmodell und Prozesse
Kommt Ihr Geschäft mit Kontakten, Unternehmen und Deals aus, bleibt das Datenmodell schlank. Eine Hausverwaltung, die Gebäude und Mieter sehen will, oder ein Unternehmen mit Verträgen, die verlängert werden müssen, braucht eigene Objekte, Ansichten und Workflows. Jeder weitere Prozess, der abgebildet wird, bringt eigene Stages, Automatisierungen und ein eigenes Training mit.
Ihr Team
Ein Team, das noch nie mit HubSpot gearbeitet hat, braucht zuerst die Grundlagen, bevor es um den eigenen Prozess geht. Wir schulen einen Prozess nach dem anderen, direkt nachdem er gebaut ist. Mehr Prozesse und mehr Vorwissen, das fehlt, heißt mehr Trainings.
Was steckt in den drei Preisstufen?
Die Stufen unterscheiden sich vor allem darin, wie viele Systeme verbunden werden und wie weit Ihr Prozess vom HubSpot Standard abweicht.
| Stufe | Typischer Inhalt | Beispiel aus unseren Projekten | Spanne (netto) |
|---|---|---|---|
| Einfaches Setup | Pipelines und Standardobjekte, Import per CSV, Dashboards, ein Training | Beratungsunternehmen mit Pipelines, Provisionsmodell und Dashboards | ab 6.000 € |
| Die meisten Projekte | Mehrere Prozesse, eine Migration oder eine Integration, Trainings je Prozess | Hausverwaltung mit Umzug aus Monday, US Finanzberater mit Sync zu einem Branchen CRM | 10.000 bis 18.000 € |
| Komplexe Projekte | Mehrere Integrationen, ERP Anbindung, Custom Objects, mehrere Teams | Anbindung an SAP Business One oder NetSuite | ab 18.000 € |
Die meisten Unternehmen, die zu uns kommen, landen in der mittleren Stufe. Sie haben einen Vertriebsprozess, der über den Standard hinausgeht, Daten in einem anderen System und ein Team, das geschult werden muss.
Festpreis oder Stundensatz?
Wir arbeiten mit einem Festpreis, den wir nach dem Blueprint Workshop nennen. Alles, was im Angebot aufgeführt ist, ist in diesem Preis enthalten, und Mehraufwand für diese Punkte geht auf unsere Kosten.
Ein Stundensatz verschiebt das Risiko zu Ihnen. Sie wissen am Anfang nicht, was am Ende auf der Rechnung steht, und jede offene Frage im Projekt kostet Sie Geld. Ein Festpreis funktioniert aber nur, wenn vorher klar ist, was gebaut wird. Dafür ist der Blueprint Workshop da: Wir nehmen Ihren Prozess mit Ihrem Team auf, finden den echten Engpass und schreiben die Leistungsliste so vollständig, dass Sie und wir dasselbe darunter verstehen. Der Workshop ist bezahlt und wird voll auf die Umsetzung angerechnet.
Welche Kosten kommen zur Implementierung dazu?
Die HubSpot Lizenzen, die Zeit Ihres eigenen Teams und die Betreuung nach dem Go-Live. Diese drei Posten sollten in jedes Budget, das Sie intern vorlegen.
Die Lizenzen zahlen Sie direkt an HubSpot. Sales Hub Professional kostet laut HubSpot rund 90 bis 100 € pro Platz und Monat, je nachdem, ob Sie jährlich oder monatlich zahlen. Dazu kommt eine einmalige Onboarding Gebühr von rund 1.500 €. Die Preise ändert HubSpot von Zeit zu Zeit, den aktuellen Stand finden Sie auf der Preisseite von HubSpot.
Ihr Team investiert Zeit in den Blueprint Workshop, in die Antworten im Workbook, in das Liefern der Daten und in die Trainings. Wie schnell offene Fragen beantwortet und Daten geliefert werden, bestimmt die Dauer des Projekts stärker als alles andere. Ohne Verzögerungen auf Kundenseite sind es im Schnitt vier bis sechs Wochen vom Blueprint bis zum Go-Live.
Die ersten Wochen nach dem Go-Live sind als Hypercare im Projektpreis enthalten. Danach hängt die Betreuung davon ab, was gebaut wurde. Sie reicht von einfachem Support, wenn etwas nicht mehr so funktioniert wie gedacht, bis zu festen Optimierungssprints jeden Monat, die wir gemeinsam in einer Roadmap mit konkreten Zielen planen. Darin schulen wir Ihr Team weiter und bauen das System Stück für Stück aus, dort, wo der nächste Engpass liegt. Betreuung beginnt bei 500 € im Monat.
Wie senken Sie die Kosten einer HubSpot Implementierung?
Indem Sie das echte Problem zuerst lösen und alles, was vorher geklärt werden kann, vor dem Bau klären. Umbauten nach dem Go-Live sind der teuerste Teil jedes CRM Projekts.
Ein Gründer wollte bei uns Marketing Hub Professional kaufen, weil Marketing seine oberste Priorität war. Es gab aber noch keine Kampagnen und keinen Plan, wer sie bauen sollte. Gleichzeitig kamen über hundert neue Kontakte aus Notizen und Excel Listen herein, ohne klaren Weg bis zum Deal. Wir haben zuerst das Team in HubSpot gebracht und die Nachfass Mails als Sequenzen in Sales Hub Professional aufgesetzt. Die Marketing Lizenz hätte zu diesem Zeitpunkt nur Geld gekostet.
Räumen Sie außerdem Ihre Daten auf, bevor sie umziehen, und stimmen Sie den Prozess schriftlich ab, bevor gebaut wird. Wie wir das mit Workbook und Mapping Sheet machen, zeigt unser Leitfaden zur HubSpot Implementierung Schritt für Schritt. Welche Einrichtungsfehler später am meisten kosten, steht in 10 Fehler, die HubSpot Einsteiger machen.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein Blueprint Workshop, wenn ich schon weiß, was ich will?
Meistens gerade dann. Viele Kunden kommen mit einer klaren Liste, und das größere Problem liegt oft woanders, wie beim Tracking Beispiel oben. Der Workshop wird voll auf die Umsetzung angerechnet, Sie zahlen ihn also nicht doppelt.
Was kostet die Betreuung nach dem Go-Live?
Die ersten Wochen sind als Hypercare im Projektpreis enthalten. Danach beginnt die laufende Betreuung bei 500 € im Monat, je nachdem, ob Sie nur Support brauchen oder monatliche Optimierungssprints mit festen Zielen.
Wie lange dauert eine HubSpot Implementierung?
Im Schnitt vier bis sechs Wochen vom Blueprint Workshop bis zum Go-Live, wenn es auf Kundenseite keine Verzögerungen gibt. Integrationen mit externen Systemen können länger dauern, wenn Zugänge oder Ansprechpartner auf der anderen Seite fehlen.
Wie wir HubSpot Implementierungen umsetzen
Wir sind Gunt Consulting, HubSpot Platinum Solutions Partner. Unternehmen holen uns, wenn der HubSpot Standard nicht mehr reicht: wenn externe Systeme angebunden werden müssen, für die es keine Standardintegration gibt, oder wenn noch nicht klar ist, wo der eigentliche Engpass liegt. Jedes Projekt beginnt mit einem bezahlten Blueprint Workshop, der voll angerechnet wird. Danach nennen wir einen Festpreis, stimmen Prozess und Daten in einem Workbook ab, bauen am Stück und schulen Ihr Team einen Prozess nach dem anderen.